SharePoint Struktur¶

Diese Seite erklärt, wie die gemeinsame Dateiablage in SharePoint aufgebaut ist und warum Teamdateien dort klarer organisiert werden.

Voraussetzungen¶

Ihr Unternehmen nutzt die bereitgestellte SharePoint-Struktur
die wichtigsten Bereiche sind freigegeben
Sie möchten Teamdateien richtig einordnen

Schritt für Schritt¶

Nutzen Sie gemeinsame Unterlagen in den vorgesehenen Team- oder Fachbereichen.
Verwenden Sie persönliche Nutzerordner nur für personengebundene Inhalte.
Legen Sie neue Dateien im fachlich passenden Bereich ab, statt neue Sonderordner aufzubauen.
Nutzen Sie _Archiv, wenn ältere Inhalte aufbewahrt, aber nicht im Alltag sichtbar sein sollen.

Ergebnis¶

Teamdateien liegen nachvollziehbar in gemeinsamen Bereichen und Zugriffe bleiben auch bei neuen Mitarbeitenden sauber steuerbar.

Für gleichzeitiges Bearbeiten derselben Datei nutzen Sie die Microsoft-365-Apps oder Office für das Web – siehe Dateien gemeinsam bearbeiten.

Das Grundprinzip¶

01_Allgemein ist für Inhalte gedacht, die mehrere Gruppen gemeinsam brauchen
Fachbereiche erhalten eigene Bereiche
unter 03_Nutzer können persönliche Ordner für einzelne Mitarbeitende liegen
jeder Hauptbereich enthält einen Unterordner _Archiv

Die wichtigsten Bereiche¶

Bereich	Zweck
`01_Allgemein`	gemeinsame Unterlagen für mehrere Gruppen
`02_Management`	vertrauliche Unterlagen der Geschäftsführung
`03_Nutzer`	persönliche Nutzerordner
`04_Vertrieb` bis `11_EDV`	fachliche Team- und Bereichsablagen

Wenn etwas nicht funktioniert¶

legen Sie Teamdateien nicht in persönliche Nutzerordner
gehen Sie nicht von alten Einzelrechten aus
melden Sie fehlende Bereiche oder unklare Freigaben strukturiert